Scrivere un comunicato stampa musicale è l'arte di saper comunicare in poche parole, semplici e immediate, una notizia. Quindi, quando un professionista, un giornalista, un ufficio stampa scrive un comunicato stampa, deve tenere bene a mente ciò.
Il comunicato stampa musicale è un testo informativo che racchiude la notizia principale che si vuole diffondere, con lo scopo di generare l'ascolto e l'interesse da parte dei Media.
Il comunicato stampa deve arrivare al dunque in pochi e semplici passaggi, deve essere esaustivo e semplice da capire. In pratica, deve essere detto esattamente, in modo accattivate e coinvolgente, quello che si vuole comunicare. Se, ad esempio, vuoi comunicare l'uscita di un album o singolo, dovrai rispondere alle 5 w del giornalismo:
- Who? «Chi?»
- What? «Che cosa?»
- When? «Quando?»
- Where? «Dove?»
- Why? «Perché?»
Dovrai comunicare qual è la notizia principale, come si chiama l'album, chi è l'artista, che genere fa, dove è stato registrato, da chi è stato masterizzato e mixato l'album. Dovrai comunicare la data di uscita, l'artista da dove ha preso ispirazione per la realizzazione dell'intero album, perchè ha voluto pubblicare questo album, che messaggio vuole comunicare.
Insomma, devi offrire piccoli dettagli che possono fare la differenza. Se userai un linguaggio accattivante sarai maggiormente preso in considerazione.
Il comunicato stampa deve essere diretto e incisivo, deve comunicare, in breve, tutto quello che vuoi che i Media sappiano.
Consigli per scrivere un efficace comunicato stampa musicale?
Il comunicato stampa deve essere chiaro, breve, coinvolgente e deve trasmettere energia, cioè deve accendere la voglia di essere letto, per il suo messaggio molto importante per il destinatario. E deve apportare dei benefici. Il pubblico non è tanto interessato al prodotto o servizio di per sè, quanto a quello che gli trasmette, alle emozioni che è in grado di suscitargli. E, di conseguenza, ai benefici che ne trarrà.
La capacità di sintesi è fondamentale. Bisogna eliminare dal testo tutto ciò che è superfluo. Come anche il linguaggio utilizzato, deve essere semplice e chiaro. Per creare interesse e coinvolgimento, deve avere un titolo in grado di attirare l'attenzione, e coerente con il contenuto.
È necessario curare soprattutto due aspetti: la scrittura e i tempi e della diffusione. Le testate e i blog ricevono ogni giorno centinaia di comunicati, e per evitare che il proprio venga cestinato occorre essere chiari, immediati e accattivanti. Questo significa per prima cosa rendere subito evidente di cosa si sta parlando, in modo che i Media possano capirlo anche con una rapida occhiata.
Nel titolo già si deve intuire chiaramente di che notizia si tratta. Mentre il comunicato, oltre a rispondere alle 5 w di cui abbiamo parlato prima, richiede un linguaggio semplice e diretto.
All'inizio, dopo il titolo, ti consigliamo di inserire la copertina dell'album. Mentre alla fine del comunicato bisogna inserire i contatti, in modo che i Media possano contattarti per le richieste di approfondimenti o di interviste.
Nota bene, un buon comunicato stampa è in grado di suscitare l’interesse del lettore, utilizzando la giusta “chiave di lettura” che convinca le redazioni a pubblicare la notizia.
In sintesi:
Brevità ed efficacia visiva, si ottengono con:
- La distribuzione del testo in paragrafi
- L'inserimento di elenchi puntati
- L'inserimento di link
- Titoli e descrizioni efficaci
- L'utilizzo del grassetto per le parole chiavi
Semplicità, si ottiene con:
- Linguaggio semplice
- Lessico e strutture grammaticali semplici
- L'impostazione del titolo come micro contenuto
- Una frase completa e introduttiva di scenario di apertura
Interesse, coinvolgimento ed energia, si ottengono con:
- Una frase significativa all'inizio
- Tone of voice coinvolgente e personale
- Benefici vs descrizione
Cosa inserire nel comunicato stampa musicale?
Il comunicato stampa resta un elemento strategico per presentare l'informazione e inviare un messaggio ai media. Le cose importanti che deve contenere sono:
- La data della nuova uscita discografica/evento
- Luogo di svolgimento, se si tratta di un evento, o dove è possibile ascoltare il singolo/album
- un sommario che riassuma gli aspetti principali
- un titolo chiaro
- l'argomento in oggetto, esposto rispettando la regola delle 5w
- le didascalie delle foto
- i contatti
Il tutto deve essere riferito a una sola notizia. Evita l'errore di voler parlare di più informazioni e progetti che ti riguardano. Se è imminente l'uscita del nuovo album dell'artista X, nel comunicato stampa devi parlare solo dell'uscita dell'album, e non del concerto o tour che farà. Dovrà essere quella la notizia esposta nel dettaglio, e che dovrai presentare al meglio ai Media. Poi se un blog vorrà intervistare l'artista, egli potrà accennare anche le altre novità. Devi essere chiaro fin da subito, inserendo già nel titolo come si chiama il nuovo album, aggiungendo una caratteristica particolare, che possa attrarre il giornalista o le redazioni a continuare a leggere la notizia e a parlare dell'artista e della sua musica.
Quando inviare il comunicato stampa musicale
Per quanto riguarda i tempi di diffusione, bisogna cercare di rispettare la data di pubblicazione. Cioè se l'uscita dell'album è prevista per il 15 luglio, è buona abitudine mandare il comunicato o il giorno prima dell'uscita, o il giorno dell'uscita, o quello seguente. Almeno per quanto riguarda l'invio al proprio database di contatti. Poi nei giorni successivi è possibile continuare a mandare il comunicato stampa, ma meglio non superare 1 o 2 mesi dall'uscita dell'album. Perchè l'obiettivo è quello di diffondere una notizia nuova, fresca, quindi ha poco senso mandare un comunicato stampa a distanza di molti mesi. Rispettare i tempi di pubblicazione è segno di professionalità.
Per essere considerati, meglio evitare di inviare il comunicato stampa alle testate e webzine nel week-end, così come la mattina presto o nel tardo pomeriggio. Per non essere ignorati o finire in spam occorre per prima cosa scegliere il momento giusto, quindi meglio optare per la tarda mattinata. Sempre opportuno è poi arricchire il comunicato stampa con materiale multimediale, allegando foto, immagini, video che possano essere utili alla pubblicazione.
Pianifica l'invio del comunicato stampa musicale
Invia la notizia di una nuova uscita discografica preferibilmente nella data di uscita. Un comunicato stampa inviato troppo tardi è, a volte, una notizia che non viene pubblicata.
Manda comunicati stampa da mailing list on line. Il consiglio è quello di avere i contatti su un file word, e inserirli man mano su una piattaforma, come mailchimp o tinyletter. Da queste piattaforme sarà facile creare un messaggio, e inviarlo a tutta la lista. Inoltre, c'è anche l'opzione "disiscriviti" incorporata. Fondamentale nel caso un contatto non vuole essere più presente sul tuo database.
Non esagerare con l'invio di email, ma manda le email quando devi davvero comunicare una notizia o una novità, quando devi aggiornare la tua lista di contatti di un evento importante. Per evitare di non esagerare è buona pratica programmare la frequenza degli invii, a seconda della propria strategia e dei propri obiettivi.
Il lavoro dell'ufficio stampa non si esaurisce nell'invio di notizie. Dietro al successo di un progetto di comunicazione ci sono strategie, obiettivi condivisi con il cliente, una buona notizia da divulgare. È importante aver scritto un buon comunicato stampa e sono decisive le tue competenze in pubbliche relazioni. Per questo, tutto quello che può essere automatizzato, ottimizzando tempi e risorse, è utilissimo perché ti libera del tempo per attività strategiche. Una buona gestione di un database di contatti ti permette di controllare lo stato della spedizione, monitorando a chi è arrivato il comunicato, chi l’ha letto e chi, invece, non ha ancora ricevuto il messaggio o non ha aperto la posta.
