Oggi l'ufficio stampa musicale è una figura sempre presente ed efficace all'interno della comunicazione e promozione di nuove uscite?
Assolutamente si. L'ufficio stampa musicale, rappresenta una figura strategica all'interno del team dell'artista, perchè è in grado non solo di supportare il lavoro dell'artista, ma anche il marketing e la comunicazione, per identificare le migliori strategie da mettere in atto. Il tutto grazie alle sue competenze, in continuo aggiornamento, e i nuovi strumenti a disposizione.
Il suo lavoro si è trasformato. Sono cambiate le regole, cosi come sono cambiati gli strumenti di interazione con i contenuti e il rapporto con i Media.
In questo processo comunicativo si sono modificate le dinamiche, ma non gli attori. Gli uffici stampa, i giornalisti, i blogger, gli artisti e le etichette discografiche, sono sempre i protagonisti, ma si aggiungono anche altri come il Social Media Specialist e il PR digitale. Prima l'ufficio stampa inviava al giornalista un messaggio (ad esempio un comunicato stampa) da diffondere sui Media, oggi c'è anche il PR digitale che invia il materiale direttamente attraverso i Social, per una collaborazione più immediata. Al giornalista presente nel database continua a inviare il comunicato stampa attraverso la mailing, mentre grazie al web e ai social network ai giornalisti o ai blogger, non ancora presenti nell'indirizzario, potrà mandare il comunicato stampa attraverso il link del Press Kit. L'uscita sui media aumenta la valorizzazione e l'affermazione dell'artista, rafforza l'immagine e consolida il messaggio, quella sul blog e sui social network allarga il bacino di utenza.
Il suo ruolo
L'ufficio stampa musicale si occupa di gestire e diffondere informazioni, news discografiche relative a un'artista, verso l'esterno, cioè ai Mass Media.
L’ufficio stampa è dunque una sorta di ponte tra i soggetti committenti e i media rappresentati da testate giornalistiche cartacee, radiotelevisive e del web, da blog e non solo.
Nella musica si occupa di redigere il comunicato stampa, creare un Press Kit o una cartella contenente file audio, video, foto, comunicato stampa, biografia, contatti dell'artista. E diffonderlo su testate, blog, webzine. L'obiettivo è quello di diffondere la notizia dell'uscita di un nuovo singolo o album di un'artista; oppure di un concerto o di un tour.
Si distingue dal fare pubblicità, proprio perchè il suo compito primario è dare notizia, informare.
Ma soprattutto, in uno scenario dove ognuno può dire qualsiasi cosa sui social, dove si diffondono notizie non veritiere, le cosiddette "Fake News", gli uffici stampa possono e devono svolgere un ruolo fondamentale in termini di trasparenza, di chiarezza, di informazione qualificata, corretta e completa, grazie alla loro comunicazione “documentata”, con dati e approfondimenti.
Possono contribuire ad arginare i rischi della disinformazione spiegando, chiarendo, argomentando prese di posizione. Il tutto a tutela della reputazione di brand, aziende, personaggi, artisti. Ma anche a garanzia di un’informazione ragionata e di qualità.
Cosa deve fare esattamente un Ufficio Stampa?
- Deve creare un database con i contatti dei principali Media con cui interfacciarsi
- Deve gestire e aggiornare la mailing list dei contatti
- Deve creare nuove relazioni, rimanendo sempre aggiornato su nuovi Media con cui interfacciarsi (Testate, blog, Radio)
- Deve redigere comunicati stampa, testi per i social
- Deve costruire un piano editoriale ampio e articolato da condividere con il resto del team
- Deve creare press Kit, contenente tutto il materiale per le nuove uscite (Foto, audio, videoclip, streaming, biografia, informazioni sulla nuova uscita ecc)
- Deve saper sfruttare i diversi social network, creandosi una reputazione come ufficio stampa, e rimanendo sempre in contatto con i Media e professionisti presenti sui social
- Deve essere sempre aggiornato sulle nuove tendenze di comunicazione
- Deve ottenere la maggiore visibilità possibile costante e mirata sui Media
- Deve pensare a nuovi e differenti modi di presentare i contenuti e di diffondere la comunicazione in maniera efficace
- Deve creare un flusso continuo di informazioni, e interessare giornalisti, blogger, e professionisti della comunicazione
- Deve stilare una rassegna stampa: una ricognizione delle uscite riguardanti la propria realtà sui vari organi d’informazione
All'interno dell'ufficio stampa ci sono in genere il responsabile ufficio stampa e gli addetti ufficio stampa. Il responsabile dell'ufficio stampa ha il compito di creare un piano editoriale chiaro e coerente, coordinare gli addetti stampa, supervisionare ciò che producono, approvarlo e rieditarlo in caso di necessità. Questa figura è ovviamente responsabile delle informazioni che vengono diffuse.
Fare media relations in modo efficace è la chiave di svolta
Media relation, che si occupa delle relazioni con i media, non significa unicamente telefonare a tappeto i Media per verificare se le redazioni hanno ricevuto la mail con il comunicato stampa dell’artista.
Per fare in modo che le relazioni con i media siano realmente buone, è fondamentale comprendere chi è di volta in volta l’interlocutore, cioè studiare il target per capire come soddisfare i suoi bisogni attraverso quello che l’artista ha da dire.
Fra ufficio stampa e redazioni si possono instaurare due tipi di relazioni: virtuali e reali. Le prime, particolarmente incrementate con l’avvento dei social media, sono quelle che si instaurano sulle piattaforme digitali: Instagram, Facebook, Linkedin, Twitter e i blog. Le media relations reali, invece, sono quelle che presuppongono un’interazione faccia a faccia, e in queste rientrano le forme più tradizionali: conferenze stampa, eventi & concerti, le interviste, ecc…
Qualsiasi buona strategia di gestione delle relazioni con i media deve essere in grado di fare un buon mix fra le due.
